【電話・メール・手紙】内定辞退の伝え方｜新卒向けの例文と承諾書や内定式のあとの辞退

内定辞退は、決めたらすぐに、電話とメールで採用担当者に伝えるのが基本です。

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目次

1. 内定辞退はいつまで？内々定と内定のちがい
   • 内定承諾書を出したあとでも辞退できる？
2. 内定辞退の電話のかけ方
   • 電話で伝えるときの例
   • 担当者がいないとき
3. 内定辞退のメール・手紙の例文
   • 電話のあとに送るメール
   • 電話がつながらないとき（先にメールで伝える）
   • 書類を返すときの手紙（添え状）
4. 辞退の理由は、どう伝える？
5. 引き止め・呼び出しをされたら
6. 学校推薦や、就活エージェントの紹介で内定をもらったとき
   • 学校推薦で内定をもらったとき
   • 就活エージェントから紹介された会社のとき
7. よくある質問
   • 電話をしないで、メールだけで伝えてもいいですか？
   • 辞退した会社に、あとでまた応募できますか？
   • 内定辞退で、損害賠償を請求されることはありますか？
   • 辞退したあとに、やっぱり入社したくなりました。
8. まとめ：新卒の内定辞退は「すぐ電話 → メールで記録 → 引き止めは相談」

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内定辞退はいつまで？内々定と内定のちがい

新卒の就活では、政府が企業に「正式な内定日は、卒業する年度の10月1日以降に」と要請しています。それより前に出るのが「内々定」、10月1日以降に出るのが「内定」です。

10月1日ごろに内定式を開く会社もあります。

時期	状態	辞退するときに気をつけること
10月1日より前	内々定	迷いがなくなったら、その日に連絡する
10月1日以降・内定式のあと	内定	研修や配属の準備が始まっているので、わかった日のうちに
入社の直前	内定	机やパソコンの用意も進んでいるので、すぐに電話でおわびをする

辞退の連絡を先のばしにしたり、連絡しないまま入社日を迎えたりするのは、絶対にさけましょう。会社はあなたの分の採用枠を空けて待っています。早く伝えれば、ほかの学生に枠を回すこともできます。

内定承諾書を出したあとでも辞退できる？

内定承諾書や入社誓約書を出したあとでも、辞退することはできます（承諾書の書き方・送り方は「内定承諾書の書き方と送り方」）。

働く人には辞める自由があり、期間の定めのない雇用なら、辞める申し入れから2週間で雇用は終わる、というのが民法の考え方です（第627条第1項）。

ただし、会社は承諾書を受け取って、入社の準備を始めています。承諾したあとの辞退ほど、早く、電話で、おわびの気持ちを込めて伝えるのがマナーです。

政府の資料でも、内定式に出たあとに辞退する例があることが取り上げられており、内定式のあとでも考え方は同じです。

反対に、会社の側から内定を取り消されたときの考え方と相談先は「内定取り消しとは？」で紹介しています。

内定辞退の電話のかけ方

内定辞退は、まず電話で伝えるのが基本です。電話のあとに、メールでも送ると記録が残ります。

1. 時間を選ぶ：平日の会社の営業時間内に。始業直後・お昼休み・終業間際はさける
2. 静かな場所でかける：手元に、伝えることのメモと、スケジュール帳を用意する
3. 名乗って、担当者につないでもらう：「〇〇大学の〇〇〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますか」
4. 辞退を伝える：お礼 → 辞退の結論 → おわびの順に
5. 聞かれたら理由を短く答える：くわしく言わなくてもよい
6. お礼を言って切る：相手が切ってから電話を切る

電話で伝えるときの例

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。先日は内定をいただき、本当にうれしく思っております。
本日は、その内定についてのお話でお電話しました。自分の進路を考えぬいた末、辞退させていただくことを決めました。
面接や面談で親身にお話を聞いてくださったのに、ご期待にこたえられず、申し訳ありません。

担当者がいないとき

担当者が不在のときは、「何時ごろお戻りでしょうか」と聞き、その時間にかけ直します。伝言をお願いするより、本人に直接伝えるほうがていねいです。

何度かけてもつながらないときは、先にメールを送り、「改めてお電話いたします」と書いておきましょう。

内定を辞退して就活を続ける人は、内定まで担当者が伴走してくれる就活エージェントを使う方法もあります。

内定辞退のメール・手紙の例文

例文はキャリ鉄編集部のオリジナルです。会社名・名前・日付を書きかえて使ってください。

電話のあとに送るメール

件名：内定辞退のお詫び（〇〇大学 〇〇〇〇）

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
本日、お電話でお伝えした内定辞退の件について、メールでもお送りいたします。

内定をいただいてから、自分に合う進路を考えぬき、別の道に進むことを決めました。
説明会から最終面接まで、たくさんの社員の方にお時間をいただいたのに、このような結果となり、おわびの言葉もございません。
〇〇様には、面談で進路の悩みまで聞いていただき、感謝しております。

末筆ながら、皆さまのご活躍をお祈りしております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇〇〇
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇

電話がつながらないとき（先にメールで伝える）

件名：内定辞退のお詫び（〇〇大学 〇〇〇〇）

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

〇〇大学の〇〇〇〇です。
本日〇時ごろにお電話しましたが、〇〇様がお席を外されていたため、先にメールでお知らせいたします。

せっかく内定をいただきましたが、進路を考えた結果、辞退させていただくことにいたしました。
本来は直接お話しすべきことですので、明日の〇時ごろに、改めてお電話いたします。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

〇〇〇〇

書類を返すときの手紙（添え状）

内定承諾書などの書類を返すように言われたときや、手紙でもおわびを伝えたいときは、短い手紙を添えて送ります。

封筒の書き方は「封筒の書き方」で紹介しています。

拝啓　〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。
先日お電話でお伝えいたしましたとおり、検討の結果、内定を辞退させていただくことといたしました。
ご期待にそえず、心よりおわび申し上げます。ご指示いただいた書類を同封いたしますので、ご査収ください。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具

辞退の理由は、どう伝える？

理由を細かく話す必要はなく、「進路を考えた結果」と伝えれば足ります。たずねられたときは、うそをつかず、相手の会社を否定しない言い方で短く答えましょう。

理由	伝え方の例
ほかの会社に決めた	「やりたい仕事に近い会社から内定をいただき、そちらに進むことにしました」
公務員・大学院に進む	「公務員試験に合格し、その道に進むことにしました」「大学院への進学を決めました」
地元に戻る・家族のこと	「親の近くで暮らせるよう、地元の会社で働くことにしました」
言いたくないとき	「一身上の都合で、くわしくは控えさせてください」

引き止め・呼び出しをされたら

政府の資料では、内定辞退をおさえるための「オワハラ」（就活を終えるよう迫ること）や「オヤカク」（親に入社の確認をとること）を、学生の職業選択の自由を妨げる行為として挙げています。

そのうえで、企業に防止を求めています。

オワハラの例と、その場での返し方は「オワハラとは？」で紹介しています。

困ったときは、ひとりで抱えずに相談しましょう。

• 大学のキャリアセンター：いちばん身近な相談先。会社とのやり取りの記録を見せると話が早い
• 都道府県労働局・ハローワーク：政府の資料で、学生からの相談を受けつけることになっている

学校推薦や、就活エージェントの紹介で内定をもらったとき

学校推薦で内定をもらったとき

学校推薦は、大学と会社の信頼関係のうえに成り立っています。

辞退すると、後輩の推薦枠に影響することもあるので、会社に伝える前に、まず大学のキャリアセンターや推薦をくれた先生に相談しましょう。

理系の推薦の仕組みは「理系の就活」で紹介しています。

就活エージェントから紹介された会社のとき

会社に直接ではなく、まず紹介してくれた担当のアドバイザーに辞退を伝え、会社への連絡のしかたを相談します。

伝え方の例文は「就活エージェントの断り方」で紹介しています。

よくある質問

電話をしないで、メールだけで伝えてもいいですか？

会社からメールでの連絡を指示されている場合は、メールでかまいません。指示がなければ、電話で伝えてからメールを送るのがていねいです。内定承諾書を出したあとの辞退は、必ず電話でも伝えましょう。

辞退した会社に、あとでまた応募できますか？

同じ年の新卒採用にもう一度応募できるかどうかは会社しだいで、難しい場合もあります。数年後に中途採用で応募できるかどうかも、会社によってちがいます。辞退するときも、ていねいに伝えておきましょう。

内定辞退で、損害賠償を請求されることはありますか？

辞退を伝えたことをきっかけに、「損害賠償」と言われて不安になったときは、ひとりで判断せず、大学のキャリアセンターや都道府県労働局に相談しましょう。

早く、ていねいに伝えることが、トラブルを防ぐいちばんの方法です。

辞退したあとに、やっぱり入社したくなりました。

まずは、できるだけ早く採用担当者に電話で相談してみましょう。ただ、会社はすでにほかの学生に枠を回していることもあり、取り消しが認められるとは限りません。

辞退は、よく考えてから伝えましょう。会社選びに迷ったら「就活の軸の決め方」で整理できます。

まとめ：新卒の内定辞退は「すぐ電話 → メールで記録 → 引き止めは相談」

• 正式な内定は10月1日以降。内々定でも内定でも、決めたらすぐに伝える
• 内定承諾書や内定式のあとでも辞退はできる。そのぶん、より早く、電話でおわびを
• 電話は営業時間内に。担当者がいなければかけ直し、つながらなければ先にメール
• 理由は「進路を考えた結果」で足りる。たずねられたら、うそをつかず短く
• 強い引き止め（オワハラ）には応じなくてよい。キャリアセンターや労働局・ハローワークに相談できる

参考

• 2027年度卒業・修了予定者の就職・採用活動日程に関する考え方（令和7年12月26日 就職・採用活動日程に関する関係省庁連絡会議）
• 民法 第627条（e-Gov法令検索）