【28卒】就活メールの返信マナーと例文｜件名・署名・何時まで、日程調整・遅れたときの対応
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就活生
ちゃん
企業からメールが来たけど、どう返せばいいの？夜に送っても失礼じゃない？
就活メールの返信は、件名の「Re:」を残したまま、できれば24時間以内に、宛名・名乗り・本文・署名の順で短く返すのが基本です。
迷ったら「早く・短く・件名はそのまま」の3つを守りましょう。
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この記事でわかること
- 返信メールの基本の形（件名・宛名・名乗り・本文・署名）
- 送ってよい時間帯と、返信の早さの目安
- 日程調整・予約確認・書類送付・質問への返信の例文
- 返信が遅れた・送り間違えたときのおわび
- 返信はどこまで続ける？返信がいらないメールの見分け方
目次
就活メールの返信：基本の形
返信メールは、次の5つのパーツでできています。
| パーツ | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 届いたメールの件名に「Re:」がついたまま返す。消したり、書きかえたりしない | Re: 説明会のご予約について |
| 宛名 | 会社名・部署名・担当者の名前の順。会社名は「(株)」と略さない | 株式会社〇〇／人事部 〇〇様 |
| 名乗り | 「お世話になっております。」のあとに、大学名・学部・名前 | 〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。 |
| 本文 | 用件を先に、短く。1行は30文字前後で改行する | ご連絡いただき、ありがとうございます。 |
| 署名 | 大学・学部・学科・名前（フルネーム）・電話番号・メールアドレス | 下の「署名の例」 |
署名の例
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
〇〇 〇〇（ふりがな）
電話：000-0000-0000
メール：〇〇〇〇@example.com
署名は、メールソフトに登録しておくと、毎回入力する手間が省けて、書き忘れも防げます。担当者の名前がわからないときは「採用ご担当者様」とします。
何時まで送っていい？返信の早さの目安
返信は、できれば24時間以内
日程の希望や出欠の確認など、返事を待っている人がいるメールには、できれば受け取った日のうちに、遅くとも24時間以内に返すのが目安です。
期限が書かれているときは、期限より前に返しましょう。すぐに答えられないときは、「確認して〇日までにご連絡します」と先に返す方法もあります。
送る時間は、平日の日中が目安
メールはいつ送っても相手の都合で読めるものですが、夜中や早朝に届くと、生活リズムを心配されたり、相手のスマホの通知を鳴らしたりすることがあります。平日の日中（目安として9時〜18時ごろ）に送ると安心です。
夜に書いたメールは、メールソフトの「予約送信」で、翌朝に届くようにすることもできます。土日に届いたメールは、急ぎでなければ週明けの朝に返してもかまいません。
場面別：返信の例文
例文はすべて編集部のオリジナルです。
面接の通過連絡への返信は「一次面接の対策」、前日の案内への返信は「面接前日にやることリスト」で紹介しています。
面接の日程の候補から選ぶとき
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、下記でお願いいたします。〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
候補の日程が、どれも合わないとき
件名：Re: 面接日程のご連絡
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日程は、大学の授業（試験）と重なっており、うかがうことが難しい状況です。
お手数をおかけしますが、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。・〇月〇日（〇）終日
・〇月〇日（〇）13時以降
・〇月〇日（〇）終日勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
（署名）
合わない理由は「授業」「試験」「ゼミ」など、正直に短く書きます。代わりの候補は、3つ以上出すとやりとりが早く進みます。
説明会の予約の確認メールに返すとき
件名：Re: 会社説明会のご予約について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
会社説明会のご案内をいただき、ありがとうございます。
〇月〇日（〇）〇時からの説明会に、参加させていただきます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。（署名）
書類（履歴書など）を送ったことを伝えるとき
件名：履歴書をお送りしました（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
本日、ご指示いただいた履歴書と成績証明書を、郵送にてお送りしました。
〇月〇日ごろに届く予定です。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。（署名）
自分から新しく送るメールは、件名に「用件」と「大学名・名前」を入れると、相手が一目でわかります。
質問への答えや、わからないことを聞くとき
件名：Re: 二次面接のご案内
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
二次面接のご案内をいただき、ありがとうございます。〇月〇日（〇）〇時から、うかがいます。一点、確認させてください。
当日の持ち物に「筆記用具」とありますが、ほかに必要なもの（印鑑など）はございますでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
（署名）
質問は、案内をよく読んでもわからないことだけにして、1通にまとめます。
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返信が遅れた・送り間違えたとき
返信が遅れたとき
気づいた時点で、すぐに返します。言い訳は長く書かず、おわびを一言そえます。
返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
から書き始めて、あとは通常の返信と同じ内容を続けます。日程の返信が遅れたときは、もう一度候補を出しておくと、相手が調整しやすくなります。
宛名や内容を間違えて送ったとき
件名：【訂正】先ほどのメールについて（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
先ほどお送りしたメールで、ご担当者様のお名前を誤って記載しておりました。大変失礼いたしました。
正しくは「〇〇様」でございます。今後このようなことがないよう、気をつけてまいります。（署名）
ほかの会社あてのメールを送ってしまったときも、すぐに訂正とおわびのメールを送りましょう。送る前に、宛名・会社名・日付の3つを見直すくせをつけると、間違いを防げます。
返信はどこまで続ける？返信がいらないメール
返信は「相手からの用件が終わったら」で止める
会社から「承知しました」「当日お待ちしております」のような、用件が終わったメールが届いたら、それ以上は返さなくてかまいません。
お礼を返し続けると、相手の手間を増やしてしまいます。こちらが最後に送るなら「ご返信は不要です」と書きそえる方法もあります。
返信がいらないメール
- 「このメールは送信専用です」「返信不要です」と書かれたメール
- 就活サイトやマイページから自動で届く、受付完了・予約完了のメール
- 不採用（選考結果）を知らせるメール
不採用のメールは、返さなくても失礼にはなりません。お世話になった気持ちを伝えたいときは、短いお礼にとどめましょう。
結果の連絡が来ないときの問い合わせ方は「面接の結果はいつ来る？」で紹介しています。
スマホで返信するときの注意
- 署名を、スマホのメールアプリにも登録しておく
- 改行の位置が、パソコンで見ると不自然にならないか、一度自分あてに送って確かめる
- 「iPhoneから送信」などの自動の一文は、設定で消しておく
- 大学のメールアドレスか、名前のわかるアドレスを使う
お礼のメールの書き方は「インターンのお礼メール」、内定を辞退するときのメールは「内定辞退の伝え方」、電話がかかってきたときの対応は「就活の電話の折り返し方」で紹介しています。
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よくある質問
件名の「Re:」は、消したほうがいいですか？
消さずに、そのまま返しましょう。どのメールへの返信か、相手がすぐにわかります。「Re: Re: Re:」と増えていった場合は、1つにまとめてもかまいません。
返信の最初は「お世話になっております」でいいですか？
はい。就活のメールでは、初めて連絡する相手にも「お世話になっております」で問題ありません。迷うときは「突然のご連絡失礼いたします」を使うこともできます。
夜に企業からメールが来たら、すぐ返したほうがいいですか？
急ぎの期限がなければ、翌日の日中に返して大丈夫です。夜のうちに書いておき、予約送信で翌朝に送る方法もあります。
企業からの返信が来ません。催促してもいいですか？
期限を過ぎても返事がないときは、「先日お送りした日程の件でご連絡いたしました」と、前のメールを引用して確認のメールを送ってかまいません。
返事を待つ日数の目安は、会社が伝えた期限を基準にしましょう。
まとめ：就活メールは「早く・短く・件名はそのまま」
- 返信は件名の「Re:」を残し、宛名・名乗り・本文・署名の順で書く
- 返事を待っているメールには、できれば24時間以内に。送る時間は平日の日中が目安
- 日程が合わないときは、理由を短く書き、代わりの候補を3つ以上出す
- 返信が遅れたときは、おわびを一言そえてすぐに返す。間違えたら【訂正】のメールを送る
- 用件が終わったメール、自動送信のメール、不採用のメールには、返信しなくてよい
