【場面別の例文】選考辞退メールの書き方｜面接の前日・当日・他社内定、電話との使い分け
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選考を辞退すると決めたら、すぐに連絡し、面接の前日・当日なら電話もあわせて伝えるのが基本です。
辞退は失礼なことではありません。いちばん避けたいのは、連絡しないまま面接を休むことです。
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この記事でわかること
- メールと電話の使い分け
- 選考辞退メールの基本の形
- 面接の前日・当日・最終面接の前・他社の内定など場面別の例文
- 理由の書き方と、理由を聞かれたとき
- 返信が来たらどうする？辞退したあとの再応募
目次
選考を辞退するのは、失礼じゃない？
就活生
くん
せっかく面接に呼んでもらったのに、辞退するのって失礼じゃないかな…。
キャリ鉄
編集部
失礼ではありません。会社も、学生がいくつもの会社を受けていることはわかっています。大事なのは、決めたらすぐに伝えることです。連絡しないまま面接を休むと、待っている面接官の時間をむだにしてしまいます。
辞退の連絡が早いほど、会社はほかの学生の面接に時間を回せます。迷っているうちに日が近づかないよう、決めた日のうちに連絡するのが理想です。
メールと電話、どちらで伝える？
面接の日までの日数で、伝え方を変えましょう（編集部の目安）。
| タイミング | 伝え方 |
|---|---|
| 面接の日まで3日以上ある | メールで伝える |
| 面接の前日 | 電話で伝え、メールでも送る。電話がつながらなければ、先にメールを送る |
| 面接の当日 | 必ず電話で伝える。そのあとメールでも送る |
| 内定が出たあと | 内定の辞退は電話が基本（「内定辞退の伝え方」） |
マイページに「辞退」のボタンや、辞退の連絡方法が書かれている会社もあります。そのときは、会社の案内にしたがいましょう。
選考辞退メールの基本の形
- 件名：「選考辞退のお知らせ（〇〇大学 〇〇〇〇）」のように、用件と名前を入れる
- 宛名：会社名・部署名・担当者の名前。名前がわからなければ「採用ご担当者様」
- 名乗り：大学名・学部・名前
- 辞退の結論：何の選考を辞退するのかを、最初にはっきり書く
- 理由：短く。くわしく書かなくてもよい
- おわびとお礼：時間をとってもらったことへのお礼と、おわび
- 署名：大学・名前・電話番号・メールアドレス
件名や署名など、メールそのものの基本は「就活メールの返信マナーと例文」を参考にしてください。
場面別：選考辞退メールの例文
例文はすべて編集部のオリジナルです。署名は省略しています。
書類選考の通過の連絡が来たあとに辞退する
件名：選考辞退のお知らせ（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
先日は、書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
自分の進みたい方向を考え直した結果、今回は次の面接に進むのを控え、選考を辞退させていただくことにいたしました。
書類に目を通していただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、申し訳ございません。
面接の日程が決まっていて、前日までに辞退する
件名：〇月〇日の面接の辞退について（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
〇月〇日（〇）〇時からの二次面接の日程を調整していただき、ありがとうございました。
大変勝手ながら、ほかの会社への入社を決めたため、二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡しました。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
面接の当日に辞退する（電話のあとに送る）
当日は、まず電話で伝えます。
就活生
ちゃん
当日の朝に、電話でなんて言えばいいの？
キャリ鉄
編集部
「〇〇大学の〇〇です。本日〇時から面接のお約束をいただいておりますが、急なご連絡で申し訳ありません。辞退させていただきたく、お電話しました」と、まず結論を伝えましょう。理由を聞かれたら、短く答えれば大丈夫です。
電話のあとに送るメールの例です。
件名：本日の面接の辞退について（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。改めて、本日〇時からの面接を辞退させていただくことをお伝えいたします。
当日のご連絡となり、準備をしてくださっていた皆さまに、心よりおわび申し上げます。
電話のかけ方は「就活の電話の折り返し方」も参考になります。
辞退したあとも就活を続けるなら、ESや面接の対策から企業紹介まで頼れる就活エージェントを使う方法もあります。
最終面接の前に辞退する
件名：最終面接の辞退について（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
最終面接のご案内をいただき、ありがとうございました。
これまでの面接で、社員の皆さまに丁寧にお話を聞いていただいたことに、深く感謝しております。
自分の将来について悩み抜いた結果、別の会社でキャリアを始めることを決め、最終面接を辞退させていただくことにいたしました。
ここまで選考を進めていただきながら、ご期待にこたえられず、申し訳ございません。
最終面接の前は、会社も役員の予定を調整しています。メールのほかに、電話でも伝えるとていねいです。
説明会・座談会の予約を取り消す
件名：会社説明会の予約取り消しのお願い（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
〇月〇日（〇）〇時からの会社説明会に予約しておりましたが、都合により参加できなくなりました。
予約を取り消していただけますでしょうか。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
マイページから予約を取り消せる場合は、そちらで手続きしましょう。
理由はどう書く？
理由は、くわしく書かなくてもかまいません。書くときは、うそをつかず、相手の会社を否定しない言い方にします。
| 本当の理由 | 書き方の例 |
|---|---|
| ほかの会社に入社を決めた | ほかの会社への入社を決めたため |
| ほかの会社のほうが志望度が高い | 検討を重ねた結果 |
| 仕事内容が合わないと感じた | 自分の適性や進みたい方向を考え直した結果 |
| 学業・体調などの事情 | 学業（体調）の都合により |
返信が来たら・理由を聞かれたら
会社から返信が来たら
「承知しました。今後のご活躍をお祈りしております」のような返信が来たら、それ以上の返信は必要ありません。
用件が終わったメールにさらに返すと、相手の手間を増やしてしまいます。お礼を伝えたいときは、2〜3行で短くまとめましょう。
理由を聞かれたら
電話や返信で理由を聞かれたら、短く、誠実に答えます。
ほかに選考を受けていた会社から内定をいただき、悩んだ末にそちらに決めました。御社の〇〇のお話はとても魅力的で、最後まで迷いました。
引き止められても、決めたことは変えなくてかまいません。お礼を伝えて、話を終えましょう。
辞退したあとに、もう一度応募できる？
一度辞退した会社にもう一度応募できるかは、会社の判断によります。同じ年度の選考には戻れないこともあると考えておきましょう。
迷っているうちは辞退を急がず、まず日程の変更を相談する方法もあります。
就活生
くん
迷ってるなら、辞退じゃなくて日程を変えてもらうこともできるんだね。
キャリ鉄
編集部
そうです。辞退は取り消しにくいので、決めきれないときは「日程を少し後ろにしていただけないか」を先に相談するのも一つの方法ですよ。
選考の流れとエントリーの取り消し方は「エントリーとは？」、インターンの参加を辞退するときは「インターンの選考対策」で紹介しています。
転職で選考を辞退するときは「カジュアル面談とは？」の断るメールの例文や、エージェント経由なら「就活エージェントの断り方」も参考にしてください。
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よくある質問
選考辞退の連絡をしないと、どうなりますか？
会社は、来るはずの学生を待ち続けることになり、迷惑をかけてしまいます。辞退すると決めたら、必ず連絡しましょう。
「一身上の都合」と書いてもいいですか？
かまいません。ただ、選考の辞退では「検討を重ねた結果」のほうが自然です。
休日や夜に辞退メールを送ってもいいですか？
送ってもかまいませんが、相手が読むのは次の平日です。面接が近いときは、平日の日中に電話でも伝えましょう。
返信が来ません。届いているか不安です。
辞退の連絡には、返信がないこともあります。面接の前日・当日なら、電話でも伝えておくと安心です。
まとめ：選考辞退は「早く・結論から・短く」
- 辞退は失礼ではない。決めた日のうちに連絡する。連絡しないで休むのは避ける
- 面接まで3日以上あればメール、前日は電話とメール、当日は電話してからメール
- メールは「件名に用件と名前 → 辞退の結論 → 短い理由 → おわびとお礼」の順
- 理由はくわしく書かなくてよい。うそをつかず、相手を否定しない言い方で
- 会社から「承知しました」の返信が来たら、それ以上の返信はいらない
