【テンプレつき】退職の引き継ぎのやり方｜資料の作り方・期間・後任がいないときの進め方

退職の引き継ぎは、担当している仕事を、後任の人が困らずに続けられるように、手順・進行中の案件・連絡先を資料と口頭で伝えることです。

引き継ぎは「仕事の洗い出し → 資料づくり → 一緒にやる → 任せる」の順に、最終出社日から逆算して進めます。

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目次

1. 退職の引き継ぎのスケジュールと期間
2. 引き継ぐ仕事を洗い出す
3. 引き継ぎ資料の作り方（テンプレート）
   • 引き継ぎ資料のテンプレート
   • 記入例（キャリ鉄編集部のオリジナル）
   • 資料を作るときのコツ
4. 後任への引き継ぎの進め方
5. 後任がいない・引き継ぎが間に合わないとき
6. 引き継ぎをしないと損害賠償？法律の考え方
7. よくある質問
   • 引き継ぎの期間は、何日くらい必要ですか？
   • 退職したあとに、前の会社から質問の連絡が来たら？
   • 引き継ぎ資料は、エクセルとワードのどちらで作ればいいですか？
8. まとめ：引き継ぎは「洗い出し → 資料 → 一緒にやる → 任せる」

退職の引き継ぎのスケジュールと期間

引き継ぎにかかる期間は、仕事の量や後任が決まっているかによってちがいます。

法律で決まった期間はありませんが、後任と一緒に仕事をする期間を含めて、2週間〜1か月ほどを見ておくと安心です。

1. 退職を伝え、退職日を決める：上司に伝えるのは1〜2か月前が目安（退職の伝え方）
2. 仕事を洗い出す：担当している仕事を全部書き出し、上司とだれに引き継ぐかを決める
3. 引き継ぎ資料を作る：手順・進行中の案件・連絡先・ファイルの場所をまとめる
4. 後任と一緒にやる：資料を見ながら説明し、実際の仕事を一緒に進める
5. 後任に任せる：後任が一人でやり、自分は横で見て、分からないところを補う
6. 取引先へのあいさつ：上司と相談のうえ、後任と一緒に
7. 最終出社日：資料とデータの場所を上司と後任に伝えて終える

最終出社日のあとに有給休暇を使う場合は、その前に引き継ぎを終えるよう、退職日と一緒に計画します。

日数の確かめ方と伝え方は「退職前の有給消化」で紹介しています。

引き継ぐ仕事を洗い出す

まず、自分が担当している仕事を、もれなく書き出します。毎日やっている仕事ほど、当たり前すぎて書きもらしやすいので注意しましょう。

• 毎日・毎週・毎月・年に1回の仕事（月末・決算・年度の切り替えなど）
• 進行中の案件と、それぞれの今の状況・次の期限
• 社内の関係者と、社外の取引先・お客様の連絡先
• ファイル・データの保存場所（共有フォルダ・システムの名前）
• 使っているシステムやアカウント（パスワードは会社のルールに従って渡す）
• 過去にあったトラブルと、そのときの対応
• 自分だけが知っている「コツ」や、気をつけていること

書き出したら、上司に見せてだれに・どの仕事を引き継ぐかを決めてもらいます。

引き継ぎ資料の作り方（テンプレート）

引き継ぎ資料は、後任の人が一人で読んでも、仕事を進められることを目指して作ります。

引き継ぎ資料のテンプレート

• 仕事の名前：
• 頻度・時期（毎日／毎週〇曜日／毎月〇日など）：
• 目的（何のための仕事か）：
• 手順（番号をつけて、順番に）：
• 締切と、遅れたときの影響：
• 関係する人（社内・社外）と連絡先：
• 使うファイル・システムと、保存場所：
• 気をつけること・よくあるミス：
• 今の状況（進行中の案件なら）：

エクセルで一覧にするなら、上の項目を列にして、1行に1つの仕事を書くと、全体を見わたしやすくなります。

記入例（キャリ鉄編集部のオリジナル）

仕事の名前：月末の請求書の発行
頻度・時期：毎月25日〜月末
目的：取引先に、その月の利用料金を請求する
手順：①25日に販売管理システムから当月の売上一覧を出す ②取引先ごとに金額を確かめる ③請求書を作り、上司の確認を受ける ④月末までにメールで送る
締切と影響：月末。遅れると入金が翌月にずれる
関係する人：経理部の〇〇さん（社内）、各取引先の経理ご担当者
ファイル：共有フォルダ「営業部／請求書」の年月ごとのフォルダ
気をつけること：〇〇社は請求書の宛名が「本社 経理部」。送付先を変えないこと

資料を作るときのコツ

• 手順は番号をつけて、1つずつ書く。「いつものように」などの言葉は使わない
• システムの操作は、画面のスクリーンショットをつけると伝わりやすい
• 資料は会社の共有フォルダに置き、最新版がどれか分かるようにする
• 後任に読んでもらい、分かりにくいところを直す

引き継ぎで忙しい時期に転職先を探すなら、自分で何社も調べるより、合う担当者を紹介してもらうほうが早いこともあります。

後任への引き継ぎの進め方

段階	やること
① 説明する	資料を見せながら、仕事の目的と手順を説明する
② 一緒にやる	実際の仕事を、後任と一緒に進める
③ 任せて見守る	後任が一人でやり、自分は横で見て補う
④ 任せる	後任が一人でできることを確かめ、上司に報告する

取引先やお客様への引き継ぎは、上司と相談して、後任と一緒にあいさつするのが基本です。

メールで伝えるときの例文は「退職の挨拶メール」で紹介しています。

後任がいない・引き継ぎが間に合わないとき

状況	どうする
後任が決まらない	上司に引き継ぐ。資料を上司と共有フォルダに残し、だれが見ても分かるようにしておく
引き継ぎが間に合わない	期限が近い仕事・お金やお客様に関わる仕事から優先する。残りは資料に「未完了」と状況を書き、上司に伝える
引き継ぎの量が多すぎる	洗い出した一覧を上司に見せ、引き継ぐ相手を分けてもらう
引き継ぎを理由に、有給を使わせないと言われた	引き継ぎの計画を書面で見せて、使う時期を相談する（断られたときの対応）

引き継ぎをしないと損害賠償？法律の考え方

引き継ぎについて、そのやり方まで決めた法律の条文はありません。

ただ、労働契約法には、働く人も会社も「信義に従い誠実に」義務を果たさなければならない、という決まりがあります（第3条第4項）。

退職が決まっても、最終日までは、できる範囲で誠実に引き継ぎを進めるのが基本です。

会社の就業規則に、退職のときの引き継ぎについての決まりがあることもあるので、確かめておきましょう。

一方で、次のことも知っておくと安心です。

• 辞めること自体は止められない：期間の定めのない雇用なら、退職を申し入れてから2週間で雇用は終わります（民法第627条第1項）。「引き継ぎが終わるまで辞めさせない」と、いつまでも引き止められるわけではありません
• 前もって決めた罰金は禁止：「引き継ぎをせずに辞めたら〇万円払う」のように、違約金や損害賠償の額を前もって決めておく契約は、労働基準法第16条で禁止されています

引き継ぎをしなかったことで実際に会社に損害が出た場合に、賠償を求められる可能性がまったくないとは言い切れません。

だからこそ、資料を残し、だれに何を渡したかを記録しておくことが、自分を守ることにもつながります。

損害賠償を求めると言われて困ったときは、一人で判断せず、各都道府県の総合労働相談コーナーに相談しましょう。

退職代行を考えている人は「退職代行とは？」も読んでおいてください。

よくある質問

引き継ぎの期間は、何日くらい必要ですか？

法律の決まりはなく、仕事の量によってちがいます。後任と一緒に仕事をする期間を含めて、2週間〜1か月ほどを見ておくと、無理なく進めやすくなります。

退職したあとに、前の会社から質問の連絡が来たら？

答えられる範囲で答えるのが丁寧です。ただし、退職後に仕事を手伝う義務があるわけではないので、何度も続くときは、資料のどこに書いてあるかを伝え、上司に相談してもらいましょう。

引き継ぎ資料は、エクセルとワードのどちらで作ればいいですか？

仕事が多いならエクセルで一覧に、1つの仕事の手順をくわしく書くならワードやスライドが向いています。会社でふだん使っている形に合わせましょう。

まとめ：引き継ぎは「洗い出し → 資料 → 一緒にやる → 任せる」

• 引き継ぎの期間は、後任と一緒にやる期間を含めて2週間〜1か月が目安。最終出社日から逆算する
• 仕事を全部書き出し、上司とだれに引き継ぐかを決める
• 資料は、後任が一人で読んでも進められるように。手順は番号、保存場所も書く
• 後任がいない・間に合わないときは、優先順位をつけ、上司に早めに相談する
• 最終日までは誠実に引き継ぐのが基本。前もって罰金を決める契約は労働基準法で禁止されている

参考

• 労働契約法 第3条（e-Gov法令検索）
• 労働基準法 第16条（e-Gov法令検索）
• 民法 第627条（e-Gov法令検索）
• 総合労働相談コーナーのご案内（厚生労働省）